Come scegliere i processi da automatizzare
Non è semplice dare una risposta definitiva, questo perché ogni azienda ha differenti esigenze e adotta differenti modelli gestionali.
Possiamo però indagare, con un’ottica più ampia, quali sono le azioni che possiamo automatizzare e capire, con un’attenta analisi, se e come integrare l’automazione dei processi per trarne il miglior vantaggio.
Per indirizzare la scelta si considera il fattore umano, il grado di complessità e la stabilità.
Automatizzare le attività ripetitive, ad esempio, implica un grande risparmio di tempo e consente ai dipendenti di concentrarsi su attività più significative.
È necessario quindi valutare se il processo da automatizzare non presenta cambiamenti frequenti: è sempre consigliabile agire su un processo stabile e ripetitivo.
Analisi dei processi e questionari
Il primo passo è quello di analizzare i processi e capire quali sono quelli che creano intoppi.
Avere chiara la situazione attuale è il primo passo per poter integrare un sistema di automazione in quanto andrà a completare e migliorare i flussi di lavoro; è importante quindi non andare per tentativi, ma dedicare il giusto tempo all’individuazione di un flusso da integrare.
Per avere una panoramica il più chiara e completa possibile è importante coinvolgere tutte quelle figure che quotidianamente le svolgono.
Attraverso sondaggi e questionari possiamo individuare le attività che impattano maggiormente sulla qualità del lavoro, soprattutto in maniera negativa.
Una volta stilata la lista di queste attività, è possibile procedere con l’individuazione di quelle che possono essere automatizzate.
Mappatura dei processi
Svolta la prima fase di analisi e ricerca volta a individuare i processi lavorativi è necessario passare a una seconda fase in cui andiamo ad analizzare come questi processi vengono svolti.
Per avere un riscontro puntuale è possibile avvalersi di diagrammi di flusso in cui andiamo a individuare tutti i singoli processi racchiusi in un’attività.
Automazione dei processi
Ora che abbiamo chiare quali siano le attività e come vengono svolte dobbiamo scegliere i processi da automatizzare.
Per non commettere errori è importante che le attività che selezioniamo abbiano i seguenti requisiti:
- Attività prevedibili e ripetibili
- Processi con regole ben definite
- Non deve essere imprescindibile il fattore umano
In Italia i settori maggiormente coinvolti nell’automazione sono finanza e amministrazione, in quanto si muovono attraverso regole e processi standardizzati.
Stiamo ad ogni modo assistendo a un nuovo cambiamento e modello gestionale volto alla digital transformation e hyperautomation che coinvolgeranno nel tempo ogni settore aziendale.
